Términos utilizados en materia archivística

Actualización o actualizar: Estar enterado de las normas y técnicas modernas que se dicten sobre Archivología./ Tener al día las labores de una unidad de correspondencia y archivo.

Archivo: Espacio o lugar donde los documentos son conservados y/o acumulados por una entidad pública o privada en el transcurso de su gestión./ Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competentes en razón de su valor archivístico.

Archivo Central: Conjunto de documentos organizados según las unidades administrativas que los producen y transfieren desde su archivo de gestión.

Archivo de Gestión: Conserva la documentación que genera la unidad Productora, hasta que cumpla su vigencia administrativa.

Archivo Especializado: Es aquel que predomina o es exclusivo un tipo documental (planos, electrónico, mapas, etc.).

Archivo General: Unidad especializada en las funciones de gestión, conservación (temporal o definitiva), acceso y consulta de los documentos.

Archivo Histórico: Es la unidad a la cual se transfiere la documentación del Archivo Central o del Archivo General, responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

Archivo Intermedio: Dícese del archivo que alberga documentos de menor consulta, normalmente estos documentos se encuentran a la espera de la selección documental.

Archivo Privado: Es el conjunto de documentos producidos y/o recibidos por entidades no Gubernamentales, pueden ser personas naturales o Jurídicas.

Archivo Público: Son los que pertenecen a los órganos o Entes de la Administración Pública.

Archivos Nacionales: Es el organismo público puesto bajo la responsabilidad del Gobierno, encargado de coleccionar, almacenar y de poner a la disposición de los usuarios los documentos del Gobierno y de los órganos centrales del Estado.

Catálogo: Es un instrumento que permite conocer a detalle el fondo documental mediante la descripción de cada una de las unidades archivísticas ya sean compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales) que integran las secciones y series del mismo.

Ciclo Vital del Documento: Son las etapas sucesivas de la vida de los documentos desde su producción o recepción en las Unidad de Gestión y su conservación temporal, hasta la eliminación o integración al Archivo Histórico./ Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

Clasificación: Distribución de un conjunto de acuerdo con un principio de jerarquía lógica. Cuando se trata de libros o documentos se llama clasificación bibliográfica o documental. Clasificación Documental: Labor mediante la cual se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y sub-sección.

Conservar: Es la actividad que comprende todas las actividades necesarias para que los documentos de archivo se conserven en tanto perduren sus valores de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Conservación documental: Mantenimiento del soporte y texto, mediante medidas de preservación y restauración de los documentos de archivo.

Documento: Un documento es una herramienta indispensable que tiene como fin transmitir conocimientos, ideas y dar testimonio de los hechos. Permite, además, la comunicación humana y es un importante medio de formación y docencia.

Documento activo: Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos.

Documento inactivo: Es un documento que se consulta con poca frecuencia. Este término se aplica al mismo tiempo a la correspondencia y a los expedientes individuales.

Documento semiactivo: Es aquél cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

Expurgo: Es un proceso técnico de revisión y selección de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable, para su transferencia, conservación permanente o destrucción.

Fondo Documental: Conjunto total de documentos o archivos reunidos por una institución en el ejercicio de sus actividades y funciones.

Identificación: Consiste en la aplicación de reglas de escritura y presentación gráficas, simples, normalizadas y unívocas con el fin de asegurar una mejor comunicación.

Inventario Documental: Describe un fondo, sección o unidad a través de las series documentales que lo componen, que contiene los datos de la guía específica, nombres de las series, las fechas extremas (anotando, también, años predominantes) y resumen del contenido de cada serie para la conformación del catálogo topográfico (número de caja, estante, balda, expedientes, folios. etc.).

Junta de Valoración y Expurgo: Es un órgano colegiado interdisciplinario, con carácter asesor de la Dirección General de Archivo del Estado Carabobo, cuyas funciones se orientan al análisis de las series y tipos documentales que conforman el fondo documental de la Administración Pública del Estado Carabobo, a los fines de su transferencia, conservación permanente o destrucción.

Selección: Es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio del muestreo (En función del volumen documental, simple o detallado).

Serie Documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. Sub-Serie: Es un asunto específico que por sus características forma parte de la Serie.

Tabla de Temporalidad y Retención Documental (TRD): Formato o listado que contiene los diferentes tipos documentales, en la cual se asigna el tiempo de permanencia y valor del documento en cada etapa del ciclo vital.

Transferencia: Es un procedimiento archivístico que consiste en el traslado de los documentos de un archivo a otro, una vez concluida la vigencia administrativa en el respectivo archivo, una vez valorados y seleccionados, para su conservación permanente o destrucción.

Unidad Administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad Documental: Es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada como documento, por ejemplo: acta, informe, comunicación. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. Unidad de almacenamiento: Cualquier unidad física de material de archivo.

Valor Administrativo: Inherente al documento hasta tanto el testimonio escrito genere derechos y obligaciones y sirva de garantía para justificar situaciones y hechos, es paralelo a la vigencia administrativa y va perdiéndose con el paso del tiempo.

Valor Histórico: conjunto de documentos de valor permanente, no caduca. Pasan a ser objeto de investigación como patrimonio histórico del Estado.

Valor Informativo: Es el que tiene el documento mientras se usa y consulta en forma continua por el responsable del archivo de gestión.

Valor Legal: Derivan del derecho u obligaciones legales.

Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto.

Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

Valoración: Es el proceso destinado a descubrir y apreciar los valores inherentes a los documentos. Debe hacerse sobre la base de un conocimiento general de toda la documentación de una entidad, no sobre una base parcial.